Codice Etico

CODICE ETICO DI FUTURA LAW FIRM S.T.A.R.L. SOCIETÀ BENEFIT

Premesse

1. Futura Law Firm S.t.A.R.L. S.B. (di seguito “Futura”) è una società tra avvocati ai sensi dell’art. 4bis della Legge Forense e ha assunto fin dalla sua costituzione la qualifica di società benefit ai sensi della Legge 280 del 2015 commi 376-383;

2. in quanto società benefit, Futura ha il dovere di agire in modo sostenibile, responsabile e trasparente;

3. in quanto società benefit, Futura ha assunto, nel proprio oggetto sociale, il dovere di perseguire alcuni obiettivi di beneficio comune che ispirano, insieme ad altri principi fondamentali, il presente codice etico (il “Codice Etico”) e che viene reso pubblico affinché Clienti, Fornitori e coloro che entrano in contatto con Futura possano conoscerlo potendo così entrare in sintonia e collaborare con Futura;

4. i valori a cui si ispira Futura sono (senza ordine di importanza): la sincerità, la collaborazione, la libertà, la gentilezza, la fiducia reciproca, la disponibilità, la cura per le persone e le attività da svolgere, il rispetto della legge, la solidarietà, il rispetto per l’altro, la giustizia, la buona educazione, l’attenzione alle esigenze reciproche, la riservatezza, l’onestà, la libertà di espressione, la pazienza, la protezione della maternità, della paternità e delle diversità.

5. i tre criteri ESG (Environmental Social Governance) e l’obiettivo di rispettarli hanno ispirato la redazione del Codice Etico;

6. tutti coloro che fanno stabilmente parte della struttura di Futura, siano essi soci, amministratori, dipendenti, collaboratori o professionisti stabili sono i destinatari (i “Destinatari”) del Codice Etico nello svolgimento delle prestazioni oggetto di incarico a Futura e comunque per conto e/o nell’interesse di Futura (le “Prestazioni”).

Tutto ciò premesso, di seguito vengono elencati i principi ispiratori della convivenza, collaborazione e partecipazione in Futura.

PRINCIPI RELATIVI ALLA COMPONENTE AMBIENTALE (ENVIRONMENTAL)

1. Tutela dell’ambiente

I Destinatari, nello svolgimento delle Prestazioni, sono tenuti a limitare i danni ai sistemi naturali, a evitare sprechi e utilizzi non ottimali di energia o risorse, contenendo l’impatto ambientale, ricorrendo al riciclo dei rifiuti e sensibilizzando per quanto possibile in questo senso anche coloro con i quali vengono in contatto per ragioni lavorative.

I Destinatari sono invitati a utilizzare mezzi di trasporto più ecologici, quali il treno, in luogo di quelli più inquinanti, riducendo gli spostamenti fisici e promuovendo collegamenti on line là dove la tipologia di prestazione lo consenta e non ne risenta negativamente.

Futura si impegna, nell’ambito delle Prestazioni, a supportare economicamente la scelta di soluzioni più ecologiche e i Destinatari sono invitati a offrire soluzioni e suggerimenti in proposito.

I Destinatari sono invitati a ricorrere all’impiego di plastica riciclata, carta riciclata e a utilizzare materiale compostabile e meno inquinante e Futura si impegna a supportare economicamente le esigenze lavorative in tal senso.

I Destinatari sono invitati a prendere parte agli incontri formativi internamente organizzati in tema di tutela dell’ambiente e cambiamento climatico.

PRINCIPI RELATIVI ALLA COMPONENTE UMANA (SOCIAL)

2. Destinatari del Codice Etico

I Destinatari sono tenuti a rispettare con scrupolo il Codice Etico allorquando svolgono le Prestazioni e sono invitati a tenere conto dei principi di comportamento qui esposti anche nel corso della vita privata.

L’adesione a un rapporto di collaborazione stabile con Futura implica la conoscenza e il rispetto del Codice Etico.

Il Codice Etico si aggiunge al, e integra il, Codice Deontologico Forense, obbligatorio per tutti gli Avvocati che collaborano in Futura e non vi si sostituisce.

3. Doveri di comportamento per i Destinatari

Il perseguimento della soddisfazione personale e professionale di quanti prendono parte a Futura in qualità di Destinatari, previsto nell’oggetto sociale di Futura, comporta che Futura assicuri uno stimolante impegno professionale bilanciato al rispetto delle esigenze personali, familiari, sociali e di svago di ciascuno, anche attraverso flessibilità e trattamenti differenziati ove necessario che consentano il perseguimento di una sostanziale parità di trattamento nonché valorizzazione di professionalità, autonomia, autodeterminazione di ciascuno e consapevolezza di sé.

In caso di problemi personali, i Destinatari sono invitati a segnalarli a uno dei Consiglieri di Amministrazione di Futura così che, nel rispetto della riservatezza eventualmente concordata, questi possa attuare le misure e prendere le iniziative più consone per provare a rendere compatibile il momento o periodo di difficoltà con l’impegno assunto in Futura.

In caso di malcontento per qualunque ragione, i Destinatari sono invitati a far presente il proprio disagio a uno dei Consiglieri di Amministrazione affinché questi possa, nel rispetto della riservatezza eventualmente concordata, provare a trovare la soluzione più consona che sia compatibile con la richiesta ricevuta e la struttura di Futura.

I Destinatari sono invitati a rispondere ai questionari e alle interviste che dovessero essere sottoposti affinché il Consiglio di Amministrazione abbia una consapevolezza attuale e completa del grado di soddisfazione dei professionisti stabili di Futura.

I Destinatari, nello svolgimento delle Prestazioni, sono tenuti a rispettare il principio della condivisione del sapere, così da consentire anche agli altri Destinatari di apprendere e imparare nozioni utili alla crescita professionale di ciascuno.

I Destinatari sono invitati a rispettare le giornate di festività e di riposo e i periodi di ferie evitando in quei giorni e in ogni caso negli orari tra le ore 21 e le ore 8 del mattino – salvo vere urgenze – l’invio di comunicazioni e telefonate che siano relative a pratiche.

Resta fermo il “diritto alla disconnessione” nell’orario indicato nel paragrafo che precede e nei giorni di festività, riposo e ferie.

Salvo diversi accordi, il rapporto professionale con Futura prevede che ogni preventivo ai Clienti venga concordato prima tra i professionisti coinvolti nella prestazione e che la remunerazione sia proporzionata al contributo professionale fornito alla pratica in questione: in questo modo si valorizza la fatica e il tempo dedicato da ciascuno a un’attività e si consente a chi – per ragioni personali – non ritiene di offrire un significativo contributo professionale, di essere libero nella propria scelta nella consapevolezza che questa non genera trattamenti ingiusti e sproporzionati.

Anche in relazione alla fiducia che caratterizza i rapporti, i Destinatari sono invitati a prestare il proprio supporto in quanto compatibile con le proprie competenze in favore di un altro Destinatario che manifesti un bisogno o un’esigenza per la quale la predetta competenza può essere utile.

I Destinatari, in relazione alle proprie competenze e alle proprie disponibilità, potranno essere occasionalmente richiesti di fornire prestazioni e supporto anche non remunerato per il migliore funzionamento interno di Futura e la migliore collaborazione tra tutti.

In deroga ai criteri concordati con i Destinatari per la remunerazione, in caso di effettiva necessità economica che non dovrà essere documentata, il Consiglio di Amministrazione, mantenendo la riservatezza sul punto, potrà decidere di anticipare il compenso al Destinatario che ne faccia richiesta, compatibilmente con la disponibilità patrimoniali e economiche della Società.

4. Rapporti con la Clientela ed esecuzione delle Prestazioni

I Clienti sono elemento fondante dello sviluppo e della crescita di Futura.

La Società respinge ogni forma di incompatibilità, corruttibilità e conflitto di interesse e si impegna a garantire ai Clienti riservatezza e massima trasparenza nelle tariffe e nei compensi anche attraverso preventivi chiari e il più possibile esaustivi.

I Destinatari sono tenuti a eseguire le Prestazioni con competenza, dedizione, diligenza, professionalità, cura e attenzione, studiando e approfondendo la materia che stanno trattando e proponendo ai Clienti, là dove utile e opportuno, soluzioni innovative e che creino un impatto positivo nell’attività e nelle esigenze del Cliente.

È necessario adeguarsi alle tempistiche concordate con il Cliente: qualora, per ragioni personali o di organizzazione del lavoro, ciò non fosse possibile, bisognerà concordare con il Cliente una tempistica diversa. La puntualità di consegna deve sempre essere rispettata o, nei casi in cui questo non fosse possibile, è necessario segnalarlo al Cliente concordando un nuovo termine.

È opportuno che il Cliente riceva sempre un riscontro alle sue comunicazioni entro poche ore, anche solo interlocutorio onde confermare la lettura della comunicazione e la disponibilità a evadere la richiesta nei tempi concordati, fermo il disposto di cui al paragrafo che segue.

Salvo diversi accordi con i Clienti o casi di vera urgenza, è sconsigliato da parte dei Destinatari l’invio di comunicazioni o il contatto telefonico durante i giorni festivi e nell’orario compreso tra le 21 di sera e le 8 del mattino e i Destinatari hanno il diritto di non accettare contatti e non fornire riscontri a comunicazioni e telefonate che dovessero pervenire dai Clienti in quell’orario e in quei giorni.

È richiesto ai Clienti di mantenere un comportamento in linea con il presente Codice Etico.

PRINCIPI RELATIVI ALLA COMPONENTE DI ORGANIZZAZIONE (GOVERNANCE)

5. Rispetto dei valori e condotta

I Destinatari sono tenuti a impiegare la gentilezza nei confronti di coloro che interagiscono con loro, siano essi dipendenti, professionisti, consulenti, colleghi, soci, clienti, fornitori o terzi con l’obiettivo di rendere il clima di lavoro collaborativo e positivo, e a promuovere questo atteggiamento presso i medesimi soggetti.

È vietata qualunque forma di discriminazione per ragioni di lingua, religione, paese, origine, genere, orientamento sessuale ed età, sia nei rapporti interni a Futura che nelle relazioni con i soggetti terzi, ivi compresa la scelta di professionisti, consulenti, fornitori e clienti.

Futura non supporta né economicamente né con altre modalità partiti, comitati e movimenti di carattere politico.

I Destinatari devono ispirare la propria condotta ai valori e principi di cui al presente Codice Etico.

Futura investe le proprie risorse economiche nel migliore svolgimento della propria attività, nel costante miglioramento delle competenze e capacità del capitale umano coinvolto, nel benessere e nella soddisfazione di quest’ultimo e nel perseguimento dei propri obiettivi di beneficio comune. Di conseguenza non intende investire in aspetti che non ritiene necessari agli obiettivi prefissati quali una struttura particolarmente prestigiosa, un marketing invasivo, premi e riconoscimenti che risultino privi di condivisibile motivazione.

6. Enti no profit e società benefit

Futura ha nel proprio oggetto sociale benefit la collaborazione e la sinergia con organizzazioni non profit e imprese e società preferibilmente benefit o che comunque abbiano uno scopo allineato e sinergico con quello della Società e che pertanto, a parità di prestazioni e qualità delle stesse, dovrebbero essere preferite per una collaborazione rispetto ad altri enti non allineati.

7. Tariffe agevolate

Futura ha nel suo oggetto sociale benefit la previsione di prestare la propria attività a tariffe particolarmente agevolate o perfino simboliche a favore di persone fisiche o giuridiche che, prive di fondi adeguati, appaiano alla Società meritevoli di assistenza e consulenza per quanto attiene materie e competenze di Futura.

Chiunque in Futura, richiesto di tale attività, ha il diritto di rifiutare la Prestazione nella consapevolezza che questa indisponibilità – se ripetuta – potrebbe essere valutata come un motivo per non rinnovare il rapporto di collaborazione.

8. Corsi

Futura ha nel suo oggetto sociale benefit la previsione di promuovere, organizzare e realizzare eventi e corsi, anche gratuiti, in favore di terzi interessati e della comunità locale per promuovere cultura in materia di innovazione, sostenibilità e responsabilità sociale d’impresa.

I Destinatari sono invitati a promuovere e a prendere parte a simili iniziative.

9. Soci

I Soci, allorquando non prendono parte alla gestione o a una parte della gestione, hanno il diritto di chiedere informazioni sulla stessa agli amministratori e questi sono tenuti a fornire chiarimenti e spiegazioni tempestive ed esaustive, assicurando comunque sempre la massima trasparenza di gestione e di funzionamento della società in favore dei soci attraverso l’utilizzo di strumenti, metodologie e procedure chiare e condivise.

10. Sede

Per quanto Futura abbia una sede legale fisica, disponibile per i Destinatari compatibilmente con le esigenze di ciascuno, la struttura immaginata dai fondatori di Futura non consente di offrire ai Destinatari uno spazio fisico individuale ed esclusivo: l’obiettivo è consentire ai Destinatari la migliore gestione del proprio tempo e dei propri spazi, il contenimento dei costi di struttura in favore di un incremento delle remunerazioni e delle risorse per altre esigenze e l’agilità della struttura stessa che consenta di far fronte a situazioni gravi e imprevedibili che richiedano un rapido ridimensionamento.

11. Procedure

I Destinatari sono tenuti a conoscere e rispettare scrupolosamente le procedure deliberate (con particolare ma non esclusivo riferimento a normativa privacy, antiriciclaggio, conflitti di interesse e segreto professionale) e sempre a disposizione nella memoria virtuale condivisa.

12. Sanzioni

La presunta violazione dei principi di cui al Codice Etico potrà essere segnalata da chiunque, anche esterno alla Società, al Consiglio di Amministrazione il quale provvederà a effettuare le verifiche e valutazioni del caso.

La violazione dei principi di cui al Codice Etico verrà sanzionata con un iniziale richiamo verbale da parte del Consiglio di Amministrazione o degli altri Consiglieri di Amministrazione se perpetrata da un Consigliere e, nei casi più gravi, potrà comportare la risoluzione del contratto di collaborazione o, se perpetrata da uno dei consiglieri, verrà segnalata alla compagine societaria per gli opportuni provvedimenti.

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Il Codice Etico è stato redatto nel corso del primo anno dalla costituzione di Futura con il contributo di tutti i Destinatari presenti in Futura e, condiviso con essi, viene pubblicato sul sito della Società in data 18 febbraio 2022, in occasione del compimento del primo anno dalla costituzione.

In un’ottica di evoluzione e miglioramento continuo, il Codice Etico è stato rivisto da tutti i soci, amministratori e professionisti stabili presenti in Futura nel mese di ottobre 2023.

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DECALOGO DELLA GENTILEZZA IN FUTURA

Sono consigli prettamente legati a un contesto lavorativo sul presupposto che la gentilezza è una forma potente di interazione umana per relazioni positive che migliora la comprensione reciproca.

Rivolgersi alle persone sorridendo

Un sorriso non sempre rappresenta il nostro stato d’animo interiore ma ciononostante può essere usato nel nostro approccio agli altri. Talvolta sorridere può richiedere un grande sforzo ma condizionerà la nostra indole offrendo una sensazione di benessere sia a chi lo elargisce che a chi lo riceve. Una persona sorridente rimane impressa più facilmente. Questo atteggiamento non deve rappresentare un modo per nascondere la propria eventuale condizione di infelicità. E attenzione che la presenza o meno di un sorriso si coglie anche in un discorso telefonico.

Mettere un’intenzione quando si chiede “come stai?”

Troppe volte si tratta di un intercalare automatico, privo della volontà di conoscere davvero lo stato d’animo e fisico di una persona. Addirittura talvolta ci si augura che la risposta contenga lo stesso automatismo: “bene”. Invece deve essere una domanda sincera, che confida in una risposta sincera che potrebbe portare a un breve excursus sulla condizione del nostro interlocutore (un abbastanza bene potrebbe indurci a chiedere con discrezione le ragioni). Se proprio non vogliamo parlare, è perfino meglio non porre il quesito.

Ricordarsi gli accadimenti importanti nella vita di una persona di cui siamo stati informati

Non sono molti, la nostra memoria ce la può fare. Se qualcuno si è sposato da poco o ha avuto una nascita recente è gentile ricordarselo tempo dopo e chiedere notizie. Ma a maggior ragione, se qualcuno ha avuto un problema di salute o una grande tristezza, proviamo a ricordarcelo e a orientare le nostre domande e i nostri commenti così che capisca che ce lo ricordiamo.

Non corredare sempre le proprie richieste di fretta e urgenza

Se tutto è urgente vuol dire che nulla è urgente oppure c’è un problema. Se ogni richiesta deve essere soddisfatta subito può essere perché soffriamo della sindrome del “tutto e subito” che ci rende incapaci di aspettare oppure che abbiamo un problema di organizzazione interna che ci impedisce di affrontare le pratiche al momento giusto con i tempi necessari e sufficienti per gestirle adeguatamente. In ogni caso, è inammissibile far pagare a colleghi e collaboratori la propria disorganizzazione. Se ragioniamo costantemente sul nostro approccio improntato all’urgenza ci accorgeremo che la maggior parte delle volte possiamo metterla da parte sia per noi che per gli altri e che in altre occasioni è causata da errori nostri. E nelle poche volte in cui chiederemo ai nostri colleghi di fare qualcosa con urgenza, spiegheremo il motivo e ci scuseremo.

Resistere con gentile fermezza alla maleducazione altrui

Se la gentilezza ha una valenza estremamente ampia, anche la maleducazione ha molte sfaccettature e non consiste solo nell’utilizzo di parole sgarbate e ineducate. Nessuno deve rispondere alla maleducazione con la maleducazione ma ha il dovere per sé stesso di respingere offese ingiuste, aggressioni verbali e pretese ingiustificate (ad es. svolgere attività con urgenza: si veda il punto sopra). La reazione deve essere composta e garbata ma deve essere un fermo rifiuto.

Non lesinare mai i complimenti e le approvazioni per colleghi e collaboratori

Non dovranno essere affettati e vuoti ringraziamenti, ma apprezzamenti pensati e meritati possibilmente con riferimenti specifici, così da favorire la crescita di tutti.

Commentare e accettare con onestà e critiche e rimostranze fondate

In caso di manifestazioni di malcontento giustificate, da chiunque provengano, fermo il rifiuto di ogni maleducazione, è doveroso ascoltare, commentare ma anche accettare con onestà intellettuale le critiche ricevute perché è un modo per migliorarsi e migliorare le proprie prestazioni. Essere umili non vuol dire annullare il proprio valore: è anzi fondamentale conoscere le proprie qualità e capacità per valorizzarle sempre, senza che questo sfoci mai in presunzione (che comporta un presumere qualcosa che non è) e nel rifiuto di osservazioni e critiche.

Riconoscere sempre il merito delle persone che hanno preso parte a un progetto o a una pratica

Ringraziare sempre per l’aiuto ricevuto e ricordarselo

Fare il possibile per essere disponibili in tempi rapidi se qualcuno ci chiede di contattarci o spiegare le ragioni per cui dobbiamo rimandare

Questo non c’entra con l’urgenza, ma è disponibilità all’ascolto e al confronto.

Ascoltare con attenzione e rispetto

Il rispetto è una forma importante di gentilezza e si concretizza anche nell’attenzione che rivolgiamo alle persone che ci parlano. Meglio chiarire fin dall’inizio il lasso di tempo che si ha a disposizione ed essere completamente concentrati in quel periodo che dedicare ore pensando ad altre questioni considerate più urgenti o rilevanti .